Cohélia accorde une importance particulière à la protection de la vie privée et à la confidentialité des informations confiées par les familles, les enfants, les professionnels et les visiteurs du site.
La présente politique explique quelles données personnelles sont traitées, pour quelles finalités, sur quelles bases juridiques, pendant combien de temps et quels droits peuvent être exercés conformément au RGPD et à la législation belge applicable.
2. Principes appliqués
Cohélia applique les principes de licéité, transparence, minimisation, limitation des finalités, exactitude, sécurité, confidentialité et limitation de la conservation.
Cohélia ne vend pas les données personnelles, ne les loue pas et ne les utilise pas à des fins commerciales sans base juridique appropriée.
3. Données collectées
Selon votre utilisation du site, Cohélia peut traiter les catégories de données suivantes.
3.1 Données d’identification et de contact
- nom et prénom ;
- adresse e-mail ;
- numéro de téléphone ;
- adresse postale si nécessaire ;
- fonction ou organisation lorsque la demande émane d’un professionnel.
3.2 Données liées aux demandes et rendez-vous
- contenu du message envoyé via le formulaire ;
- objet de la demande ;
- disponibilités et créneaux de rendez-vous ;
- historique des échanges nécessaires au suivi ;
- informations administratives liées à une inscription ou une réservation via Amelia.
3.3 Données concernant les enfants
Lorsque cela est nécessaire à l’organisation d’un rendez-vous, d’un atelier ou d’un accompagnement, les responsables légaux peuvent communiquer certaines informations concernant un enfant, par exemple :
- prénom et nom si nécessaire ;
- âge ou date de naissance ;
- niveau scolaire ;
- informations utiles à l’organisation pratique de l’accompagnement ;
- éléments relatifs au langage, à l’apprentissage ou aux besoins de l’enfant lorsque ces informations sont strictement nécessaires.
Attention aux informations sensibles : Les formulaires généraux ne sont pas destinés à recevoir un dossier médical complet ni des informations sensibles détaillées. Les parents sont invités à transmettre uniquement les informations nécessaires. Si des données relatives à la santé, au développement ou à l’apprentissage sont indispensables, elles seront traitées dans un cadre approprié et avec les garanties requises.
3.4 Données techniques
- adresse IP ou données de connexion ;
- navigateur, système d’exploitation et appareil utilisé ;
- pages consultées et événements techniques ;
- journaux de sécurité et de fonctionnement ;
- préférences de cookies ou de consentement.
4. Sources des données
- formulaires de contact ;
- outil de réservation ou d’inscription WP Amelia ;
- échanges par e-mail, téléphone ou autre canal de contact ;
- navigation sur le site ;
- communications transmises par les parents, responsables légaux ou professionnels impliqués.
5. Finalités et bases juridiques
| Finalité | Exemples | Base juridique possible |
| Répondre aux demandes | Contact, renseignements, orientation, suivi d’un message. | Mesures précontractuelles, intérêt légitime ou consentement selon le contexte. |
| Gérer les rendez-vous et inscriptions | Réservation WP Amelia, confirmation, organisation pratique. | Exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles. |
| Organiser les ateliers et accompagnements | Préparation, suivi administratif, échanges nécessaires. | Exécution d’un contrat, consentement explicite lorsque des données sensibles sont nécessaires, ou autre base applicable selon la situation. |
| Respecter les obligations légales | Comptabilité, facturation, obligations fiscales ou administratives. | Obligation légale. |
| Sécuriser le site | Logs, anti-spam, prévention des abus, maintenance. | Intérêt légitime à assurer la sécurité et le bon fonctionnement du site. |
| Mesurer l’audience | Umami auto-hébergées par FDG Digital en France par Hosterra | Consentement lorsque des cookies ou traceurs non strictement nécessaires sont utilisés. |
6. Données relatives aux enfants
Cohélia s’adresse notamment à des familles et à des enfants. Les informations concernant un mineur doivent être communiquées par un titulaire de l’autorité parentale ou avec son autorisation.
Cohélia veille à limiter les informations demandées aux données nécessaires à la demande, au rendez-vous, à l’inscription ou à l’accompagnement. Les informations fournies aux familles et aux enfants doivent être formulées de manière claire et compréhensible.
Lorsque le traitement repose sur le consentement dans le cadre d’un service de la société de l’information proposé directement à un enfant, les règles belges applicables aux mineurs sont respectées, notamment l’intervention du titulaire de l’autorité parentale lorsque l’enfant n’a pas atteint l’âge légal requis.
7. Données sensibles
Certaines informations relatives au langage, au développement, aux apprentissages ou à la santé peuvent constituer des données sensibles au sens du RGPD.
Ces données ne sont traitées que lorsqu’elles sont nécessaires, proportionnées et encadrées par une base juridique appropriée. Selon les cas, le traitement peut reposer sur le consentement explicite de la personne concernée ou de son représentant légal, sur la nécessité liée à un accompagnement ou sur une autre exception prévue par le RGPD et le droit applicable.
Cohélia demande de ne pas envoyer de données sensibles détaillées via un formulaire général de contact.
8. Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles uniquement aux personnes et prestataires autorisés, dans la limite de leurs missions.
- Cohélia et les personnes habilitées à traiter les demandes, rendez-vous, inscriptions ou accompagnements ;
- FDG Digital, sous-traitant technique, uniquement pour la maintenance WordPress, le support, la sécurité et les sauvegardes ;
- Infomaniak, hébergeur et fournisseur e-mail ;
- WP Amelia, outil de réservation intégré à WordPress (le CMS utilisé pour la mise en place de Cohélia)
- Umami auto-hébergé par FDG Digital pour les statistiques, les données sont hébergée en France par l’hébergeur et fournisseur Hosterra.
- Autorités publiques, administrations, juridictions ou conseils professionnels lorsque la loi l’exige ou pour défendre les droits de Cohélia.
9. Hébergement et transferts
Le site est hébergé chez Infomaniak. Cohélia privilégie un hébergement et des outils situés dans l’Union européenne, l’Espace économique européen ou auprès de prestataires offrant des garanties appropriées.
Lorsque certains services impliquent un transfert hors de l’Espace économique européen, ce transfert est encadré conformément au RGPD, par exemple au moyen d’une décision d’adéquation, de clauses contractuelles types ou de garanties équivalentes.
10. Durées de conservation
Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies, puis supprimées ou anonymisées, sauf obligation légale ou intérêt légitime à conserver certaines informations.
| Catégorie | Durée indicative à adapter |
| Demandes de contact sans suite | 12 mois maximum après le dernier échange, sauf nécessité particulière. |
| Demandes suivies ou relation en cours | Pendant la durée nécessaire au suivi, puis archivage limité selon les obligations applicables. |
| Rendez-vous et inscriptions | Pendant la gestion de l’activité, puis selon les durées administratives, contractuelles ou légales applicables. |
| Documents comptables, factures et pièces justificatives | Durée légale applicable en Belgique, pouvant notamment atteindre 7 à 10 ans selon le type de document et l’obligation concernée. |
| Journaux techniques et sécurité | Durée limitée compatible avec la sécurité du site, à définir selon la configuration, en principe quelques mois sauf incident. |
| Cookies de préférence | Durée limitée, à adapter au module de consentement, en tenant compte des recommandations belges applicables. |
| Statistiques Matomo ou Umami | Durée limitée et proportionnée, à définir dans l’outil ; les données doivent être agrégées ou anonymisées lorsque possible. |
11. Sécurité
Cohélia et ses prestataires mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération, la divulgation ou la destruction accidentelle.
- connexion sécurisée HTTPS/TLS ;
- accès administrateur limités et contrôlés ;
- mots de passe robustes ;
- maintenance et mises à jour du site ;
- sauvegardes techniques ;
- mesures anti-spam et sécurité du formulaire ;
- limitation des accès selon le principe du besoin d’en connaître ;
- contrat de sous-traitance avec FDG Digital pour les accès techniques.
Aucun système informatique ne pouvant garantir une sécurité absolue, Cohélia améliore ses mesures de protection en fonction des risques, des outils utilisés et de l’évolution des bonnes pratiques.
12. Cookies, statistiques et traceurs
Le site peut utiliser des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, par exemple pour la sécurité, la gestion d’une session, la conservation temporaire d’un choix ou la gestion du consentement.
Le site peut également utiliser Umami en version auto-hébergée afin de mesurer l’audience. Lorsque ces outils impliquent le dépôt ou la lecture de cookies ou traceurs non strictement nécessaires, le consentement préalable de l’utilisateur est demandé conformément aux règles belges applicables.
La poursuite de la navigation ne constitue pas un consentement valable. L’utilisateur doit pouvoir accepter, refuser ou retirer son consentement de manière simple.
Une politique de cookies distincte ou un module de préférences doit préciser la liste exacte des cookies et traceurs utilisés, leur finalité, leur durée et les moyens de gestion du consentement.
13. Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose, selon les conditions applicables, des droits suivants :
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit à l’effacement ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition ;
- droit à la portabilité lorsque ce droit est applicable ;
- droit de retirer son consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur le consentement.
Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter Cohélia à l’adresse suivante : contact@cohelia.be.
Cohélia répond en principe dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé lorsque la demande est complexe ou en cas de demandes multiples, conformément au RGPD.
Lorsque la demande concerne un enfant, Cohélia peut demander les informations nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur et sa qualité de représentant légal.
14. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge.
| Autorité | Autorité de protection des données (APD) |
| Adresse | Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles |
| Téléphone | +32 (0)2 274 48 00 |
| Site | https://www.autoriteprotectiondonnees.be |
15. Modification de la politique
Cohélia peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l’évolution du site, des services proposés, des outils utilisés ou des obligations légales. La date de dernière mise à jour figure en tête du document.